Şirketlerin ve müşterilerin her zaman birbirine bağlı olduğu bu dijital çağda, markanızın kimliğini olumlu bir şekilde tanıtmak önemlidir. Bu, hem kurumunuzun çalışanlarına hem de hedef kitlenize kurumsal iletişim yoluyla yapılır.
Kalabalık ve rekabetçi bir ortamda, işletmelerin hem kısa hem de uzun vadeli faydalar elde etmelerini sağlayan farklı bir marka kimliğine sahip olmaları gerekir.
Kurumsal iletişimin işlevi nedir?
Kurumsal iletişim bir marka kimliği ve imajı oluşturarak. Bu, olumlu bir itibarı sürdürmek ve her iki taraf arasındaki boşluğu kapatmak için dahili çalışanlar ve harici müşterilerle iletişim kurarak gerçekleştirilir.
Bir kurumsal iletişim stratejisi aşağıdaki öğelerden oluşabilir:
- Yazılı iletişim – web sitesi, basın bültenleri veya notlar
- Sözlü iletişim – röportajlar, videolar veya basın toplantıları
- Görsel iletişim – fotoğraflar, çizimler veya infografikler
Güçlü bir kurumsal marka kimliği oluşturmak, hem iç hem de dış iletişim uyumunu gerektirir.
Dahili kurumsal iletişim
Dahili iletişim, kurum içinde mesajlaşma ve bilgi paylaşımına odaklanır. Üst yönetimden düzenli çalışanlara bilgi transferlerinin yanı sıra departmanlar arası mesajları içerir. Bazı iç iletişim örnekleri şunları içerir:
- Şirket haberlerini ve güncellemelerini tanıtan dahili haber bültenleri
- Çalışanları şirket hakkında bilgilendirmek için tasarlanmış ekip toplantıları
- Öğrenme materyalleri oluşturmak, barındırmak ve dağıtmak için bir öğrenme yönetim sistemi
Dış kurumsal iletişim
Dış iletişim, şirketin markasına, kimliğine ve kuruluş dışındaki üyelere gönderilen mesajlara odaklanır. Sosyal medya platformlarının eklenmesiyle, dış üyeler ve potansiyel müşterilerle iletişim kurmak çok daha kolay. Bazı dış iletişim örnekleri şunlardır:
- Şirket haberleri ve güncellemeleri hakkında kamuoyunu bilgilendirmek için basın bültenleri
- Dış üyelerin kuruluş hakkında soru sormalarına izin veren basın toplantıları
- Marka bilinirliğini yaymak ve erişimi artırmak için reklam ve pazarlama materyalleri
Kurumsal iletişimin faydaları
Kurumsal iletişimini geliştirmeye odaklanan bir kuruluş, daha az çalışan değişikliği, tutarlı marka mesajı, daha kaliteli müşteri incelemeleri ve iç/dış üyeler arasındaki boşluğu kapatma gibi çeşitli faydalar bekleyebilir.
İşte kurumsal iletişime odaklanmak için diğer nedenler:
Ekip üyeleri arasında güçlü ilişkiler kurar
Çalışanlar ve yöneticiler aynı sayfada olduğunda, ekip üyeleri arasında daha güçlü bir ilişki kurar. Bu da üretkenliği artırır, çalışan devrini azaltır ve tüm ekip için olumlu bir çalışma ortamı yaratır.
Müşterilerle mesajlaşma
Kurumsal iletişimin bir başka yararı da mesajlaşmayı yalnızca çalışanlarınız için değil, dış hedef kitle için de tutarlı tutmaktır. Müşterilerinizle çalışanlarınızla aynı şekilde iletişim kurmayı unutursanız, şirket markanız ve misyonunuz kaybolur. Müşteriler neyi temsil ettiğinizi veya rakiplerinizden biri yerine neden sizi seçmeleri gerektiğini bilmiyorlar.
Bir iletişim ekibinin en büyük önceliği, bir şirketin markasını ve kimliğini geliştirmek ve sürdürmektir. Medya, kamuoyu ve diğer kuruluşlarla bağlantı kurmak söz konusu olduğunda algı ve itibar son derece önemlidir.
Kurumsal iletişimin rolü
Kurumsal iletişim, kurum içi mesajlaşma yoluyla kurum hakkında bilgi sağlayarak çalışanları eğitebilir. Ayrıca kuruluşların ürünleri veya hizmetleri için potansiyel pazar fırsatlarını keşfetmelerine veya geliştirmelerine yardımcı olur.
Medya ve Halkla İlişkiler
Bu, bir şirket veya kuruluşun medya dahil olmak üzere genel halkla haber konferansları, ürün lansmanları, röportajlar düzenleyerek ve ayrıca bu tür durumlar için materyaller (afişler, el ilanları ve diğer pazarlama materyalleri) oluşturarak iletişim kurma sürecidir.
- Basın bültenleri yazıp dağıtarak medya tanıtımını sağlamak.
- Şirketten, ürününden ve paydaşlar ve yönetim gibi önemli kişilerden bahsedilmesi için haberleri takip etmek.
- Olumsuz haber kapsamı veya dezenformasyonla başa çıkmak için bir strateji oluşturmak
Müşteri İletişimi ve Pazarlama
Pazarlama çabaları sıklıkla bir şirketin iletişim stratejisini etkiler ve bunun tersi de iki alan arasında artan işbirliği ile sonuçlanır.
Sonuç olarak, iletişim uzmanlarının aşağıdakiler gibi çeşitli pazarlama materyallerinin ve genel müşteri iletişimlerinin oluşturulmasına yardımcı olması olağandır:
- Eposta pazarlama
- Broşürler
- El ilanları
- Bültenler
- Web sitesi
- Sosyal medya
Kriz İletişimi
Bir şirketin (veya bir bireyin) bir kriz veya şirketin itibarına veya varlığına zarar verme potansiyeline sahip planlanmamış bir olay karşısında özel iletişimlerine kriz iletişimi denir.
Bir kriz durumunda, iletişim departmanı aşağıdakileri içerebilecek bir kriz müdahale stratejisi (genellikle dışarıdan uzmanların yardımıyla) geliştirmekten sorumludur :
- Firma yöneticilerinin konuyu tartışmak için röportajlara ve haber brifinglerine katılmalarını sağlamak
- Medya ile konuşurken ne söylenmesi ve nasıl söylenmesi gerektiği konusunda kurum personeline rehberlik etmek
- Avukatlar, hükümet düzenleyicileri, ilk müdahale ekipleri ve politikacılarla iletişim kurmak
Dahili İletişim
Kuruluşun mesajını dış hedef kitlelere sunmanın yanı sıra, çoğu iletişim ekibi aşağıdakiler de dahil olmak üzere bir dereceye kadar iç iletişimde yer alacaktır:
- Kurumsal etkinliklerin ve haberlerin reklamını yapan e-postalar ve notlar oluşturma
- Çalışanların öğrenme kaynaklarını bir araya getirme (örneğin, çalışanlara sağlanan faydalarla ilgili bilgiler)
- Çalışan el kitapları ve el ilanları gibi öğeleri yazdırma
- Personel beyin fırtınası ve eğitim oturumları düzenlemek
- Dahili blogları, haber bültenlerini ve diğer iletişim biçimlerini yönetme
İç iletişim, sıklıkla insan kaynakları yönetimi ekibi tarafından veya işbirliği içinde yönetilir.
Kurumsal iletişim planı oluşturmak
Bir kurumsal iletişim planı oluşturmak ve uygulamak, şirketinizin gerçekten etkili bir şekilde iletişim kurmasını sağlamanın en iyi yoludur. Bir plan, yalnızca yazılı, sözlü ve elektronik iletişimlerinizi alıp hepsini kağıda koymaktır. Bu şekilde, her çalışan kurumsal iletişimin organizasyonel gelişim için önemini anlar.
İşte bir kurumsal iletişim planı geliştirmenin 5 adımlı süreci:
Bir denetim yapın
Bir kurumsal iletişim planı oluşturmanın ilk adımı, şirket iletişimi açısından şu anda ne yaptığınıza bakmak ve kendinize bazı basit ama önemli sorular sormaktır:
- Şu anda müşterilerle hangi iletişim gerçekleşiyor?
- Takımlar birbirleriyle nasıl iletişim kurar?
- İletişim arızaları nelerdir?
- Müşteriler aldıkları iletişimden memnun mu?
- Mevcut iletişim yöntemleri şirket hedeflerini karşılıyor mu?
Bu denetim daha gayri resmi olabilir veya dışarıdan bir denetçi tarafından yürütülen resmi bir süreç olabilir. Süreciniz ne olursa olsun, nihai hedef aynıdır. Mevcut iletişiminizi değerlendirmek ve ardından neyin işe yaramadığını iyileştirmenin yolları üzerinde beyin fırtınası yapmak isteyeceksiniz.
Bir kurumsal misyon beyanı geliştirin
Araştırmanızı yaptıktan sonra, planınızı doldurmanın zamanı geldi. Kurumsal iletişim planınızın en üstünde şirketinizin misyon ifadesi olmalıdır. Neden? Niye? Kim olduğunuzu ve hedef kitlenize hangi ihtiyaçlara hizmet ettiğinizi tanımlar.
Ardından görev bildiriminizin altına iki veya üç önemli mesaj ekleyin. Bu mesajlar şirket misyonunuzu desteklemeli ve hedef kitlenize rakiplerinize karşı “neden siz” göstermelidir.
İletişim hedeflerini tanımlayın
Çalışanlarınızla, yöneticilerinizle ve müşterilerinizle görüşme ve anketler yaparak öğrendiklerinizi alın ve iyi tanımlanmış hedefler oluşturun. Nihai sonuçlara odaklandığınızdan emin olun. Başka bir deyişle, neyi başarmayı umuyorsunuz?
Hedefleriniz ne olursa olsun, hangilerinin başarıldığını ve gelecekte hangilerinin üzerinde çalışılması gerektiğini görmek için zaman çizelgelerinin eklendiğinden ve ölçülebilir olduğundan emin olun.
Tüm dinleyicilerle konuşun
Ardından, şirketinize dokunan veya etkileşime giren çeşitli kitleleri ve etkileyicileri yazmak isteyeceksiniz. Bu liste tüm dahili ve harici kitleleri içermelidir.
Hedef kitlenize örnek olarak potansiyel müşteriler, genel tüketiciler, rakipler, çalışanlar ve medya verilebilir.
İletişim mesajları oluşturun
Hedeflerinizi ve hedef kitlenizi belirledikten sonra, bu kitlelerin her birine etkili bir şekilde iletişim kuran marka mesajları oluşturun. Mesajlarınız kısa, stratejik, alakalı, ilgi çekici ve akılda kalıcı olmalıdır.
Ayrıca, mesajlarınızın tüm hedef kitleler arasında tutarlı olmasını istersiniz, böylece toplamda yalnızca iki veya üç mesajınız olabilir.
